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管理費等の横領・着服を防ぐには、マンション会計の見直しから ＨＰ管理員 2009年12月09日 (水) 21時29分 No.1249

≪日経住宅サーチ　マンション管理サテライト≫

　警察庁がまとめた今年上半期（09年１月～６月）の犯罪情勢によると、強盗が前年同期比17.5％増、ひったくりが同14.8％増と大きく増加していることが分かった。金銭目当ての犯罪が多いそうで、同庁は「景気悪化が要因の１つと考えられる」としている。不景気といわれて久しい中、こうした影響はマンション管理を取り巻く環境にも及んでおり、管理費や修繕積立金を横領・着服する事件が後を絶たない。

　今年10月には都内のマンション管理会社社員が、自分の担当する管理組合から８回にわたって合計で約800万円を引き出して横領。さらに、振込依頼書を偽造して、管理組合口座から約300万円を自分の口座に振り込ませた詐欺容疑で逮捕された。犯罪に手を染めるのは、何も管理会社の従業員に限ったことではない。神奈川県小田原市では、市内マンションの管理組合理事長が2005年からの３年間で合計約2000万円を組合口座から引き出し着服していたことが発覚した。そして今年11月、業務上横領容疑で逮捕されている。

　近年、必要な積立金を集めることができず、マンションの修繕工事に支障をきたしていることが社会問題化している。その一方で積立金の管理が不十分ゆえに不正流用されてしまい、結果として修繕工事が滞ることが現実のものとなろうとしている。こうした動きは、管理組合にとっては致命傷になりかねない。事態を重く見た国土交通省は09年５月、マンション会計に関する施行規則の一部を改正する省令を公布、来年（2010年）５月に施行される予定だ。ただ、いくら法整備が整ったところで、肝心の管理組合自身が危機感を共有できていなければ外堀を埋めただけにすぎない。そこで、改めて出納業務に内在する不正リスクを点検し、改正内容を踏まえて対応策を考えてみることにする。

■たとえ収納口座であろうと管理組合名義にするのが、不正リスク対策の第一歩

　2001年８月にマンション管理適正化法が施行され、管理組合の財産管理に関するルールが取り決められた。にもかかわらず、どうして冒頭のようなトラブルがなくならないのか？―― 原因が分からずして、解決策は導き出せない。ここでは改正された３種類の出納方式を比較し、各所に潜む不正の発生源を拾い出してみることにする。

＜（イ）の出納方式＞


　（イ）の出納方式は、管理費と修繕積立金をまとめて収納口座に預け入れ、毎月、同口座から事務管理に要した費用を差し引いた残りを翌月末までに保管口座に預け換えて管理する方式だ。ここでいう収納口座とは、あくまで一時的に管理費などを仕分けするための受け皿的な口座となる。換言すれば、管理会社あるいは収納代行業者が事務管理費用を差し引くことを主な目的とした支払い口座といえる。これに対し、保管口座は管理費の残余分と修繕積立金を永続的に管理するための重要な口座となる。そして、改正施行規則では必ず、管理組合（法人化していない管理組合は理事長＝以下同様）を名義人とするよう定めている。本来、収納口座も同様に管理組合名義にするのが理想だが、残念なことに、この点について新しい施行規則には何ら記載はない。管理会社の事務処理の効率性を考慮したためと考えられる。実は、ここに盲点が隠されている。

　この方式では、どういった場合に管理費などが引き出される可能性（リスク）が高まるかを考えてみてほしい。最も危険なのは収納口座が管理会社名義になっており、通帳と印鑑・キャッシュカードを管理会社がすべて一元管理している場合だ。管理費などの出し入れは完全に管理会社の裁量に任されることになり、修繕積立金までが制限なく引き出される危険にさらされる。管理組合としては絶対に避けなければいけないパターンだ。

＜（ロ）の出納方式＞


　そこで、管理費と修繕積立金を別々に取り扱い、大規模修繕工事の原資である修繕積立金は、直接、保管口座へ預け入れてしまおうというのが（ロ）の方式だ。各区分所有者からダイレクトに管理組合名義の保管口座へ入金されるため、管理会社の介在がない分、修繕積立金の不正リスクを低減させる効果が期待できる。収納口座の用途をより限定した出納方式ともいえよう。今回の改正で最も特筆すべき部分となる。

　ただ、区分所有者には毎月、管理費と修繕積立金をそれぞれ分けて入金する手間が新たに発生する。「管理費入金のための口座」と「積立金入金のための口座」がそれぞれ誕生することによって、支払いに面倒な手間が１つ増える。これまでは、一括して入金された管理費と修繕積立金を、管理会社あるいは代行業者がその都度、区分経理してくれていた。安全性を高めようとすれば、どうしても利便性は低下してしまう。こうしたジレンマをどれだけ克服できるかが、不正リスク低減のカギを握る。

＜（ハ）の出納方式＞


　そして最後、３番目の（ハ）は会計口座が２つあることの煩雑さを解消すべく、１つの口座でまとめて収納から保管までを行う出納方式だ。「シンプル・イズ・ベスト」という言葉があるように、分かりやすさは安全確保の第一歩となる。難点として口座が１つしかない分、管理費と修繕積立金の分別管理には不便を来たすこととなるが、３種類の中では一番、不正リスクが低い出納方式だ。新しい施行規則では管理組合を名義人とするよう定めており、会計業務を主体的に自力でこなせる管理組合には最もふさわしい出納方式と考える。

■「管理会社が倒産する」というリスクにも、管理組合は対策を練っておく必要がある

　しかし、長引く不景気の影響を受け、管理組合は不正リスク対策だけでは不十分になってきている。管理会社が倒産するという「デフォルトリスク」にも気を配る必要が出てきている。不動産不況により分譲マンション業者の経営破綻が相次ぐ中で、系列管理会社の倒産が管理組合の懸念材料になってきているのだ。では、一体どうすれば被害を防ぐことができるのか。解決策は以下の２つだ。

　まず１つ目は、繰り返しになるが口座名義に注意を払うことだ。かつて口座名義が管理会社になっていたために、その管理会社が破綻した際、預金（＝修繕積立金）が「管理会社のもの」とみなされてしまい、管理組合に払い戻されない騒動があった。「名義人」＝「所有者」とする考え方が根底にあったからだ。この教訓を踏まえ、できるだけ口座名義は管理組合にするのが望ましい。たとえ明らかに管理組合の財産であろうと、預け入れている口座名義が管理会社になっていると、不利な扱いを受ける可能性が極めて高いのだ。同じ過ちを繰り返さないためにも、口座名義には細心の注意を払わなければならない。

　と同時に２つ目として、保証契約を上手に活用したい。保証契約とは、管理会社が倒産などにより管理組合に対して管理費等の返還債務を負うこととなった場合、（社）高層住宅管理業協会保証機構が当該管理会社に代わって返還金債務につき保証することを内容とした契約のことだ。今回の改正では、こうしたデフォルトリスクへの対策として、管理会社が（イ）～（ハ）の方法により管理費等を管理する場合には、原則として保証契約を締結しなければならないこととしている。「原則として」という付言には違和感を覚えるが、保証料は全額、管理会社負担となっており、管理組合にとっては有効なリスク対策となる。委託管理会社が未契約の場合には必ず契約を促し、万が一の事態に備えるようにしたい。

　日本にマンションが誕生してから半世紀、今では9.5世帯に１世帯が分譲マンションで暮らしている。しかし、ストック増に伴い様々なリスクが顕在化している。今回、取り上げた「不正リスク」や「デフォルトリスク」は管理組合にとって新たな脅威となる。管理組合が“食い物”にされることなど、これ以上、あってはならない。居住者全員が危機感を共有し、知識武装することで自ら解決の道を切り開いてほしい。

http://sumai.nikkei.co.jp/mansion/kanri/serial.cfm

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