マンション管理にも「事業継続マネジメント」の発想を取り入れよう

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マンション管理にも「事業継続マネジメント」の発想を取り入れようＨＰ管理員 2009年02月02日 (月) 18時55分 No.1055

≪マンション管理サテライト≫

　有数の地震大国である日本。ひとたび大地震に見舞われると、特に製造業では製造ラインの中断を余儀なくされ、多大な利益の喪失や取引先への納品遅延などの事態が発生する。その上、復旧が長引けば株主や消費者へも悪影響を及ぼすことになり、最悪、会社の信用失墜にまで発展する恐れもある。そのため、企業では操業停止や事業中断といったリスクを最小限に抑えるべく、「事業継続計画」を作成する動きが本格化している。事業継続計画とは、自然災害や事故などにより業務が一時中断しても速やかに業務を再開させられるよう、機能回復に向けた平常時の行動計画のことをいう。そして、こうした経営戦略を総称して「事業継続マネジメント」という。

　自然災害にとどまらず、管理費の滞納や修繕積立金不足、さらには空き巣狙いや委託管理会社の倒産など、マンション管理にも様々なリスクが内在する。そこで、こうしたリスクにより居住者の日常生活やマンション管理が中断・停止しないよう、管理組合にも事業継続マネジメントが不可欠だ。今回は、管理組合がどのようにして事業継続計画を策定すればいいのか、基本的な考えを紹介することにする。

■業務の継続・復旧に主眼を置いたリスク管理が「事業継続マネジメント」

　危機管理能力のある管理組合では対応マニュアルを作成するなど、すでにリスク回避に向けた独自の対策を立てているに違いない。大変、感心させられるが、今回、取り上げた事業継続計画は居住者の日常生活および管理業務の継続・復旧に重点を置いており、その作成目的は「応急業務」（被害軽減）はもとより、さらにその一歩先にある「平常業務」の早期再生を見据えているのが特徴だ。1995年の阪神淡路大震災では、地元の大手製鋼所が震災で1020億円もの経済被害を受けた。いつ来るとも分からない大地震に対して、対策費用を惜しんだ結果だ。結局、相当高額な“授業料”を払わされてしまった格好になる。企業と管理組合を単純に比べることはできないが、私有財産であるマンションを守れるのは区分所有者だけだ。自己責任・自助努力のもと、管理組合が先頭に立ち、有事の際の業務継続に向けた取り組みを欠いてはならない。

　では、具体的にどういったリスクがマンション管理には内在するのか、想定されるリスクを独自にまとめたのが下表だ。どのようなリスクを想定するかは、各マンションの規模や抱える問題などによっても異なってくる。下記は１つの例ととらえておくといいだろう。そして、想定されるリスクすべてについて事業継続計画を策定することは事実上、不可能なので、その中から計画策定対象とするリスクを特定し、特定したリスクごとに事業継続計画を策定する。本コラムでは、切迫性があり被害も甚大になりやすい大地震の発生を想定し、以下、継続計画策定のポイントを解説する。

■危機意識の共有こそが、事業継続マネジメントの出発点となる

　事業継続マネジメントの第一歩は、有志によるプロジェクトチームの立ち上げから始まる。理事会が兼任することも可能だが、役員への負担を考えれば専門委員会に委ねるのが無難だろう。立候補者が見つからない場合は、管理会社に手助けを求めるのも有効だ。

　チームのメンバーが決まったところで、次は内在するリスクを洗い出し、その危険度合いの判定作業に入る。大地震発生の場合、同時に停電や火災になることが予想されるが、その際、防犯設備も併せて機能停止してしまうため、マンション（セキュリティー）は無防備状態となり、空き巣に侵入されてしまうなどの二次被害を受けることもある。また、設計図書（建物や設備などの図面集）や総会議事録といった唯一無二の重要資料が火災で燃えてしまったら、管理組合にとっては大損害だ。このように、リスクの発生確率や影響度、さらに同時災害の可能性までも考慮しながら危険度を総合判定しなければならない。いくつかのリスクシナリオを想定してみると、机上での作業もやりやすくなるはずだ。

　そして、リスク判定できたところで、３番目は判定結果（＝危険度）に応じて復旧・継続させる業務に優先順位を付けていく。被災後すぐに、すべての業務を再開させることは不可能だ。活用できる資源に制限が加わるためだ。そこで、継続すべき重要業務を絞り込む作業が必要となる。優先順位の基本的な考え方は上記の通り。人命救助を最優先させるのは言うまでもない。そして、ここまでたどり着いたら、ようやく大詰めの作業（文書化）となる。計画書に盛り込むべき具体的な項目を以下に記す。

計画書に盛り込むべき具体的事項
・事業継続マネジメントの担当者（責任者を頂点とした命令指示系統を含む）リスト
・洗い出されたリスクに対する被害想定（リスク分析結果）の一覧表
・誰がどのように業務復旧するのか、その復旧手順をまとめたマニュアル
・必要経費（予算）見積り書
・緊急連絡用の居住者名簿
・防災用機材や備蓄品リスト
・リスク発生時の避難経路・避難場所の地図

　最も重要になるのが、「被害想定一覧表」と「復旧手順マニュアル」だ。言うのは簡単だが、各マンションの実情に応じて文書化するのは容易でないだろう。しかし、この部分が完成しないと事業継続計画は仕上がらない。企業向けではあるが、中小企業庁が事業継続計画ガイドを作成・公表している。こうしたものも参考にしながら、独自の計画書を練り上げてもらいたい。

【関連サイト】中小企業庁　事業継続計画ガイド（ＰＤＦ形式）

　そして最後に、居住者名簿や防災用機材・備蓄品リストなどを加えたら、説明会を開催して居住者にお披露目しよう。議論を重ねることで、より有用性の高い内容に仕上がるはずだ。予算計上を伴うので、その後、総会承認を経て、ようやく完成にこぎつけることとなる。

　ただ、忘れてならないのがマンション居住者に対する定期的な訓練や教育の実施だ。いくら完璧な計画者が策定されても、実効性を伴わなければ意味がない。計画内容が実現されて初めて効果を伴う。そのためには、危機意識を共有することが欠かせない。危機意識の共有こそが、事業継続マネジメントの出発点となる。安全・安心なマンション生活実現のためにも、積極的な事業継続計画の導入を期待する。

（まとめ）事業継続マネジメントの進め方
１）有志によるプロジェクトチームの立ち上げ
２）内在するリスクの洗い出し、および、その危険度合い（被害想定）の判定・点検
３）危険度に応じて、復旧・継続させる業務に優先順位を付ける
４）計画実行・運用に必要となる経費の算出（組合予算の計上）
５）２～４を踏まえ、計画書（原案）を作成する
６）居住者への説明会の開催
７）出された意見をもとに計画書（案）の再検討
８）総会の開催（計上予算の承認決議）、計画内容の確定
９）計画書の定期的な点検・見直し
10）居住者への教育・訓練の実施

http://sumai.nikkei.co.jp/mansion/kanri/serial.cfm

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