管理組合運営に経験と知識を持つ旧役員に理事会業務の一部を任せたいのだが…

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管理組合運営に経験と知識を持つ旧役員に理事会業務の一部を任せたいのだが… ＨＰ管理員 2008年09月19日 (金) 18時57分 No.864

≪マンション管理新時代≫

Ｑ：前理事長は管理会社任せにせず、法定点検や植栽管理、清掃業務などを直接業者に発注して経費の削減に努めていました。今期の理事会はそこまでの手間をかけられないという人しかいません。できる人が理事長業務を続ける弊害は容易に想像できますが、前理事長のような「できる組合員」に、ある程度の報酬を出して業務委託の業務を頼めないものでしょうか。

Ａ：区分所有法 3条（区分所有者の団体）に「区分所有者は、全員で、建物並びにその敷地および付属施設の管理を行うための団体を構成し……」とあるように、マンションの維持管理運営は区分所有者全員の意思に基づいて行うものとしています。
区分所有者全員が役員に就任する機会をつくることは非常に意義のあることと思います。
しかし、いざ役員選出となると、高齢化、勤務時間・休日曜日が不規則、子育てで忙しい、といった理由や管理組合活動に対する無関心により、役員立候補の公募で手を挙げる区分所有者がいないため、立候補制と併用して輪番制や抽選方式を採用している管理組合が圧倒的に多いのが現状です。
さらに、役員に就任すると、月ごとの理事会をはじめ、理事としての担当業務や各種イベントの事務局業務を遂行するための時間を確保する必要があり、「マンション管理のための基礎知識」もそれなりに必要となります。この結果、ご質問にあるように役員に就任した区分所有者の意識や行動にも大きな差が出てしまう現実があります。

その解決策の一つとして、ご質問のような考え方があり得ます。
一般的に、管理規約には管理組合の業務を規定していますが、極めて広範囲で多岐にわたり、かつ、専門的知識や技術を必要とするため、マンション標準管理規約32条では、管理組合の業務の全部または一部をマンション管理業者等の第三者に委託または請け負わせて執行することができるとしています。
また、同33条は「専門的知識を有する者の活用」について定め、管理組合は、管理組合運営、法律、建築技術などについて専門家のアドバイスを受けて判断したうえで、マンションを適切に維持、管理していくことができるとしています。
従って、「組合役員の経験がある、できる組合員」に管理組合の業務の一部を有償で委託することは、上記の条項が当該管理組合の管理規約に規定されているのであれば、問題ありません。

実行に当たって留意する点は、以下の3つに分けられると考えます。
（1）できる組合員をどのように判断するのか？
（2）どのような業務を、どのような目的で委託するのか？
（3）実際に業務を委託する際に留意すべきことは何か？

まず、管理組合の業務の一部を委託するに相応しい「できる組合員」の資質を私なりに描くと、
（ア）管理組合役員の経験があり、「マンション管理の基礎知識」を有している
（イ）管理組合活動に対する意欲、信念を有するとともに活動する時間の余裕がある
（ウ）公正性と企画力、合意形成、問題解決力、説明力などを有している
（エ）業務遂行上得られた事項について秘密を保持できる
――の4点が挙げられます。

ただ、どのように人物や能力を評価するかとなると難しい問題です。委託する人物が「できる組合員」であるという客観性を持たせる必要があります。その人物の現役役員時代の言動を通して、委託するに相応しい人物かどうかを少なくとも複数の目で評価することになるでしょう。
当然のこととして、委託したい「できる組合員」に受託する意思がなくては、この話は成立しません。ある程度の報酬を提供することは、「できる組合員」の行為に報いる代償と位置付けられますが、もし、「できる組合員」が「業（仕事）」として受託するのであれば、「組合員」という枠を外して評価・判定することをお勧めします。

次に、どのような業務を、どのような目的で委託するのかを考えてみます。

http://kenplatz.nikkeibp.co.jp/article/mansion/column/20080905/525995/

ＨＰ管理員 2008年09月19日 (金) 18時58分 No.865

≪マンション管理新時代≫

（ア）ご質問にあるような「法定点検、植栽管理、清掃など」を発注する業務がその一つとして考えられます。相見積もり方式を採用し、管理会社を経由しないで管理組合が直接業者に発注することで、管理会社を経由するよりもコストが安くなるなど、経費削減のメリットが見込めるでしょう。

（イ）管理組合役員の経験を活かして理事会にオブザーバーという立場で出席してもらい、適宜アドバイスを受けることも考えられます。目的は適切な管理組合運営の推進です。

（ウ）管理規約検討委員会や大規模修繕委員会のような長期にわたる専門委員会の委員長または委員に就任し、その専門的知識を活かして委員会を適切に進行してもらうことも考えられます。

最後に、実際に業務を委託する際に管理組合として留意すべきことは何かを考えてみましょう。

（ア）長期間の就任により、発言力、影響力が同一人物に集中することもあり得ます。その結果、自由活発な論議や審議が妨げられる事態も想定されます。
委託に当たっては、理事長から委託者に対して十分留意してくれるように依頼するとともに、理事長は委託者の日頃の言動に注目し、問題があると思える場合には本人と直接話し合うなどして、そうした一極集中を避ける方策をとることが必要でしょう。

（イ）たとえその人物が優れた優秀な人物であったとしても、組織全体の力が継続的に備わることにはなりません。「できる組合員」のやり方をシステム化することで、ご本人が退任してもスムーズな業務遂行が継承できるようにすることを同時に検討しましょう。
ちなみに、現在私はある管理組合の顧問管理士を務めていますが、そのキッカケは、「自分が就任している間にマンション管理の運営を改革しそれをシステム化して、もとに戻らない管理組合運営を目指したい」という、有能な理事長の要望がはじまりでした。

（ウ）管理組合の業務を有償で委託する際は、業務委託契約書を締結し、責任分担を双方で確認しておくことが必要です。なお、報酬がない場合でも、受託者は「善管注意義務」を課せられます。その点はご承知のことと思います。

http://kenplatz.nikkeibp.co.jp/article/mansion/column/20080905/525995/?P=2

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