クリスマス前に 日本に帰国になりました。学校(Elementary School)のオフィスへ成績表をもらいに行かなければならないとの事。12月21日で学校が終わります。いつのタイミングで申請し、 いつまでにもらえばいいでしょうか。アドバイス下さい！

もうすぐにでもオフィスで申請されるとよいと思います。すでに成績表は出ていて、個人懇談も終えた頃ですよね。
帰国は本帰国ですか、一時帰国ですか？
一時帰国なら、○日から休むので、○日にとりにきますので、用意してくださいと、申請すれば大丈夫ですし、もし本帰国なら、退学の届けも必要ですよね。
どちらにしろ早めに学校に行かれるほうが良いと思います。