北海道マンション管理問題支援ネット

マンション管理に関する相談、質問、情報交換に利用して下さい。
営業、誹謗中傷及び管理者が不適切と判断した投稿は、予告無く削除させていただく場合があります。

ホームページへ戻る

マンションの管理人さんは勤務中、どのような仕事をしているの？ ＨＰ管理員 2011年08月02日 (火) 16時24分 No.1609

≪マンション管理サテライト≫

　「マンションは管理を買え」と言われるように、管理の良し悪しが住み心地の良し悪しを左右することは、本コラムの読者であればよくご存じのはずだ。それゆえ、自宅マンションを購入する際も、管理形態が「常駐」なのか「通勤」なのか「巡回」なのか、最終決断する際の判断材料の1つにしたに違いない。しかし、たとえば通勤管理の場合、朝8時に来て夕方5時に帰るとすると、その間、管理人がどのような仕事をしているのか知っている人は多くない。もちろん、遊んでいるはずはないが、具体的な業務内容を正確に把握している人は稀（まれ）だろう。

　国土交通省が分譲マンションの区分所有者4599人に自宅マンションの管理の満足状況を聞いたところ、全体の61.1％が「管理に満足している」と回答。その理由として、55.4％の人が「管理会社がいい会社だから」、42.8％の人が「管理人がいい人だから」と答えている。つまり、管理会社と管理人の評価がダイレクトにマンション管理の「質」（満足度）に直結しているのだ。すべての管理業務を管理組合が自ら行っている（自主管理）マンションが全体のわずか5％しかないことを考えれば、無理もない話だ。「マンションは管理を買え」とは換言すれば、「優れた資質や能力のある管理会社や管理人がいるマンションを買え」ということになる。

自宅マンションの管理状況に満足している理由は何ですか？（重複回答）
・管理会社がいい会社だから………………55.4％
・管理人がいい人だから……………………42.8％
・管理組合の役員が熱心だから……………40.1％
・居住者全員が協力的なので………………19.7％
・管理費が適切な額であるため……………18.6％
・その他、不明………………………………12.7％
（出所）国土交通省「平成20年度マンション総合調査」

　通常、管理人はそのマンションの管理を受託する管理会社の従業員であることが一般的なため、管理組合と管理会社との間で締結する管理委託契約書の中に「管理員業務」として具体的な業務内容が記されている。そのため、委託契約書の該当ページを見れば一通りの仕事内容を知ることができる。とはいえ、主だった理由もなく閲覧請求するのは勇気がいるだろう。ましてや管理人と日ごろからの交流が少ないとなると、なおさら見せてほしいとは言いにくい。

　そこで、そうした人々の気持ちに応えるべく、本コラムで一般的な業務内容を紹介することにする。マンション居住者にとって管理人は最も身近な存在だけに、その仕事ぶりを知ることでマンション管理に対する理解も深められる。管理の質向上にもつながることだろう。はたして、マンションの管理人は勤務中、どのような仕事をしているのか、しっかりと頭に入れておいてほしい。

■管理人の業務は大きく5種類　小規模マンションではすべての業務を１人でこなす

　では、さっそく本題に入ることにしよう。管理人の業務には大きく5つの区分がある。

（1）受付業務

・外部訪問者やマンション居住者の応接、電話の応対
・留守宅の郵便物や宅配物の受け渡し
・入居や退去、所有者の名義変更など、各種届け出書類の受理

（2）点検業務

・建物や設備の汚泥・損傷ならびに作動状況の点検
・照明の点灯・消灯や管球類の点検（交換）
・不審者や不審物、違法駐車がないかどうか敷地内のパトロール

（3）立ち会い業務

・マンション内の共用施設における保守点検の立ち会い
・共用部分の営繕工事の際の立会い
・清掃業務やゴミ収集の際の立会い

（4）報告連絡業務

・管理組合文書の配布や掲示
・居住者間のトラブルやクレーム発生時の報告
・火災や事故が発生した際の緊急時の連絡

（5）管理補助業務

・防火管理業務の補助
・未収金に関する督促業務の補助

　1日の大まかな流れを説明すると、出勤して作業着に着替えた後、まず初めに行うのがゴミ出しの作業だ。回収業者が収集しやすいよう、マンション内のゴミ置き場から燃えるゴミの日は可燃ゴミを、燃えないゴミの日は不燃ゴミといったように、収集対象となるゴミを分別・搬出して一箇所にまとめる作業が朝一番の業務となる。その後、ゴミ置き場を整理・消毒し、掃除専門のスタッフあるいは清掃業者が来ないマンションでは、管理人が自らエントランスや共用廊下などの掃除を行う。ほうきがけやモップ拭きなど、小規模なマンションではすべての業務を1人でこなさなければならない。

　続いて日常清掃が終わると、今度は立ち会い業務が待っている。マンションではエレベーターや消防設備、貯水槽、電気施設など、いくつもの点検（法定点検）が法律で定められている。こうした点検業務そのものは有資格者が行うが、管理人はその場に立ち会い、点検が適正に実施されているか見届ける必要がある。決して毎日の業務ではないが、点検が円滑に遂行されるには立ち会いが欠かせない。点検業者と対等にやり取りするためには、一定の専門知識を得ておくことも重要だ。

■管理人という職業は、マンション居住者との信頼関係があって初めて成立する

　管理人室をいつまでも留守にはしておけないので、清掃や立ち会い業務が終わったら、今度は管理人室で受付業務を行う。大規模あるいは億ションと言われる超高級マンションでは、コンシェルジュといった受付専門のスタッフが常勤しているが、大多数のマンションでは管理人が兼務することになる。その際、宅配便や届け出書類の受け渡しは問題ないが、トラブルやクレームを居住者から受け付ける場合には細心の注意が必要だ。

　というのも居住者が管理人室に足を運ぶ時点では、そのトラブルやクレームは収集つかないほど悪化しているのが大半だ。我慢に我慢を重ねてきたが、ついに堪忍袋の緒が切れ、怒り心頭で駆け込んでくるのがほとんどだ。そのため、受け答えの言葉1つ間違えると、今度は管理人がクレームの対象となる。何とも不条理な話だが、いかに冷静かつ親身に応対できるかが管理人には求められることになる。

　管理人は単なる受付係でも清掃員でもない。ましてや不満のはけ口でもない。マンション居住者にとっては、よき相談役であり理解者なのだ。管理人という職業は、マンション居住者との信頼関係があって初めて成立する。本コラムで管理人の業務内容を知ることで、マンション居住者の皆さんは管理人への理解を深め、感謝の心を持ってもらいたいと思う。

http://sumai.nikkei.co.jp/edit/kanri/detail/MMSUm0000029072011/